Projektende = Projektstart

Mein erstes agiles Projekt als scrum Master (oder doch PO?) neigt sich dem Ende zu.
Die letzten Monate haben wir damit verbracht unser Baby aus den Kinderschuhen zu heben. Inzwischen haben wir 8 jugendliche Maschinen ausgeliefert und weitere sind auf dem Weg dazu.

War das Projekt ein Erfolg - JA!
Und das in vielerlei Hinsicht. Der Kunde hat genau bekommen was er braucht, Vertrauen des Kunden gewonnen, sehr gute Qualität ab der 1. Maschine, Anlage in der Software Elektrik und Mechanik tief miteinander verwachsen sind, wenig Überstunden und viel Spass.

Haben wir alles richtig gemacht und waren bis in die Zehenspitzen agil - NEIN!
Wir haben vieles besser gemacht als in vorangegangen Projekten aber haben gleichzeitig auch gesehen das es immer noch Vieles gibt das besser gemacht werden könnte.

Werde ich das nächste Projekt wieder mit einer agilen Methode machen - JA.
Es wird auch eine Art scrum sein. Aber was genau ist scrum denn? Es geht uns vor allem um den "agilen spirit" das ist es, was ein erfolgreiches Team ausmacht.

Ich bin dankbar für die vielen Erfahrungen die wir im Team machen konnten. Manchmal war es ganz schön hart konsequent auf der agilen Linie zu bleiben aber meistens ist es uns gelungen.
Und ich freue mich schon heute auf unser neues Projekt.

Was hatte die Einführung der agilen Methode für einen Einfluss auf die Firma?

Die Beantwortung dieser Leserfrage ist nicht ganz einfach weil die Antwort sehr subjektiv ist. Ich werde versuchen es anhand zweier Zeitpunkte festzumachen.

Anfangsfase:

Als wir angefangen haben mit scrum zu arbeiten hat es niemand tangiert. Es ist höchstens ein paar wenigen aufgefallen das wir so eine Wand voll mit Zetteln haben. Der ein oder andere ist dann auch mal stehen geblieben wenn wir mitten im Büro unser daily abgehalten haben, und hat sich gewundert was da abgeht. Ein paar wenige haben schüchtern gefragt was das soll.
Also wir waren eine Insel, und haben in einem kleine Team experimentiert, ob ein neuer Weg funktionieren kann.
Einfluss auf die Firma geht gegen Null.

Erste größere Veränderungen

Ich habe ein internes Stakeholder Meeting einberufen. Der CEO, die Abteilungsleiter der Entwicklungsabteilungen und auch Projektphasen spezifische Stakeholder waren vertreten.
In dieser Besprechung gibt es mehrere Punkte die wir jedes mal durchgehen. Dazu gehört:

- Backlog: Ergebnis des letzten sprint's; Was werden wir im nächsten sprint machen;
- Offene Punkte aus tangierenden (nicht agilen) Projekten
- Stand des machine burn down chart (ReleaseBurnDownChart); Bis wann ist mit welchen Ergebnissen zu rechnen. (siehe Bild)

Dadurch war das Projekt für jeden (Stakeholder) sehr viel transparenter als die vorangegangenen.

Einfluss: Diese Transparenz wurde plötzlich auch in anderen Projekten gewünscht. Deshalb wurden mehrere Projekt und Abteilungsleiter auf scrum Kurse geschickt.
Die Kurse geben einem gute Werkzeuge in die Hand. Wir arbeiten momentan daran geschickt Umgang mit ihnen zu werden. Und wie immer gibt es Naturtalente und welche die ein wenig Übung brauchen.
Um diese Übung gemeinsam zu bekommen habe wir angefangen das wir eine Gruppe von 3 wechselnden Personen zum monatlichen scrum breakfast in St.Gallen schicken. Diese organisieren dann ein internes Frühstück bei dem alle scrum "Jünger" teilnehmen. Es wird der Vortrag des breakfast's vorgestellt und anschliessend bei Kaffee und Gipfel diskutiert.

Ich kann das allen empfehlen eine übergreifende Diskussionsrunde, oder sogar Retrospektive, für die SM und PO abzuhalten. Speziell während der Einführung von scrum in mehreren Projekten und Abteilungen.

Agile Inbetriebnahme

Wie wickeln wir eine Inbetriebnahme ab? Sollen wir auf ursprüngliche Methoden zurückgreifen oder ziehen wir das agile Vorgehen durch?

Die Entscheidung war klar - agil hat bis jetzt gut funktioniert also wird es auch in der Inbetriebnahme Vorteile bringen. Diese Entscheidung war einfach zu treffen denn allen war klar, sollte es nicht gehen werden wir das in der Retro raus finden und ändern. Diese Einstellung hat uns schon oft geholfen etwas ohne langes Diskutieren zu probieren. Jeder im Team weiss das wenn eine Entscheidung getroffen wird, diese nicht automatisch Gültigkeit "für immer" hat, sondern wenn notwendig  hinterfragt wird.

Um allen klar zu machen das wir es ernst meinen haben wir unser Scrum Board in die Montagehalle verlegt. Diese Entscheidung war gut und schlecht.
Schlecht waren die Störungen des daily scrums durch Lärm der angrenzende Produktions und Verladehalle.
Sehr positiv war das Entstehen des Team Gedankens. Durch die tägliche Abstimmung mit dem Montagepersonal konnten sehr viele Reibungsverluste vermieden werden. Im Prinzip haben wir ein daily scrum mit 2 Teams abgehalten.

Die Durchführung von 4 Wochen Sprints hat für die Montage nicht gut funktioniert deshalb haben wir für die Inbetriebnahme Arbeiten auf eine Art KANBAN umgestellt. Das Entwicklungsteam hat weiterhin mit 4 Wochen "gesprintet" allerdings haben wir uns 30% Zeit für die Betreuung der Montage reserviert.

Fazit
Eine Inbetriebnahme ist sehr gut auch agil möglich. Die Vorteile entstehen vor allem durch die Methoden wie daily scrum, Retrospektive und gemeinsame Planung. Die Sprints bzw. die Inkremente sind besser klein zu halten.

Retrospektive weglassen!

Was ist passiert?
Nachdem wir das Gefühl hatten das wir sehr gut unterwegs sind, und jetzt "nur noch" die Inbetriebnahme ansteht, haben wir die Retro "wegentschieden".

Wieso?
Wir dachten die Inbetriebnahme ist mehr oder weniger ein Bug fixen, welches nicht agil planbar ist. Deshalb haben wir mit dem Planning auch die Retro abgeschafft. Denn scrum ist nichts für die Inbetriebnahme Fase.

Ja jetzt beim Schreiben ist mir auch klar, dass es keine gute Idee war.

Schnell hat sich gezeigt das alle im Team nach einer Planung und nach einer Retro rufen. Es ging gar nicht um scrum ja oder nein sondern allein darum das wir nicht mehr so schnell und gut abgestimmt unterwegs waren wie zuvor. Und das war nicht befriedigend für alle Teammitglieder.

In der neuen Situation der Inbetriebnahme hatten wir eine Retrospektive dringender nötig denn je.
Nach zwei ausgefallenen Workshops haben wir dann eine NotRetro mit anschliessendem Planning durchgeführt.

Es zeigt sich, dass ein agil arbeitendes Team erkennt, dass es gut ist sich ständig zu verbessern. Und unzufrieden wird wenn das plötzlich nicht mehr geht.
Für mich ist das Ganze ein Zeichen das wir wirklich auf dem agilen Weg sind, denn sonst wären alle Team Mitglieder froh gewesen die "lästigen" scrum Meetings los zu sein anstatt zu rufen: "Wir hätten Bedarf und Potential uns zu verbessern lass uns eine Retro machen"